Sekretariat / Teamassistenz (m/w/d) at AIRBUS

deutsch:

Wir sind seit Jahrzehnten ein etablierter Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie. Gleichzeitig sind wir auch in vielen anderen Bereichen führender High-Tech-Unternehmen aktiv, darunter auch in der Verteidigung.

Unsere langfristige Unternehmensstrategie ist gleichermaßen auf die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter und unserer Kunden ausgerichtet. Wir würden uns daher freuen, Sie zukünftig in unserem hochqualifizierten Team bei HESYS begrüßen zu dürfen.

Für ein Projekt bei unserem bekannten, internationalen Kunden AIRBUS in Donauwörth suchen wir Sie für dort zur Unterstützung im Sekretariat und als Teamassistenz (m/w/d).

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AUFGABE

• Verwaltung von Terminkalender und Post: Prioritäten setzen, Sammeln von Informationen für die Entscheidungsfindung des Managers/Teams, falls erforderlich Erledigung administrativer Aufgaben im Büro (Telefon, Verwaltung von Sitzungen/Veranstaltungen, HR-Anforderungen, Spesen...)
• Inhaltliche Mitarbeit im Sachgebiet durch die Bearbeitung diverser Statistiken und Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z.B. Projekte, Budget), sowie die Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen nach Stichworten für die ggf. fehlende Informationen einzuholen sind Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen
• Organisation/Planung von Besprechungen
• Anlaufstelle für IT- und Gebäudemanagement
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (z.B. Weblives)
• Verwaltung von MoM (z. B. Follow-up-Kommunikation, Maßnahmen)
• Verantwortung für die Weitergabe von internen und externen Informationen im Team
• Abstimmung mit Assistenten (Interessengruppen, Funktionen)
• Anlaufstelle für IT- und Gebäudemanagement
• Erledigung relevanter logistischer Aufgaben für das Team (Büromaterial, Reisemanagement)
• Förderung von Initiativen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks (Reduzierung von Druckern, Plastik, Abfall)

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QUALIFIKATIONEN

• Berufsausbildung als Industriekaufmann/frau mind. Berufsausbildung mit langj. Berufserfahrung oder als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation mit langj. Berufserfahrung oder eine kaufmännische Ausbildung mind. Berufsausbildung mit langj. Berufserfahrung
• Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz mind. über 3 Jahre, IT / Informationssysteme mind. über 3 Jahre, Sekretariat/Assistenz mind. über 3 Jahre
• IT: MS-Office mind. Kenntnis von Detailfunktionen, SAP mind. vertiefte Anwendungskenntnis
• Sprachkenntnisse: Deutsch mind. verhandlungssicher, Englisch mind. versiert

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english:

We have been an established partner of the international aerospace industry for decades. At the same time, we are also active in many other areas of leading high-tech companies, including defense.

Our long-term corporate strategy is aimed equally at the satisfaction of our employees and our customers. We would therefore be pleased to welcome you to our highly qualified team at HESYS in the future.

For a project at our well-known international customer AIRBUS in Donauwörth, we are looking for you to support our secretarial team and act as a team assistant (m/f/d).

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TASK

• Manage appointment calendars and mail: setting priorities, gathering information for the manager/team's decision-making, if necessary. Completion of administrative tasks in the office (telephone, meeting/event management, HR requirements, expenses, etc.)
• Contribute to the team's content by processing various statistics and documents for presentations, business meetings, and planning (e.g., projects, budget), as well as preparing reports, graphics, and presentations based on keywords. Obtaining any missing information. Responding to task-related inquiries from internal and external departments.
• Organization/planning of meetings.
• Contact person for IT and facility management.
• Support in organizing events (e.g., web live events).
• Management of MoM (e.g., follow-up communication, measures).
• Responsibility for disseminating internal and external information within the team.
• Coordination with assistants (interest groups, functions).
• Contact person for IT and facility management.
• Completion of relevant logistical tasks for the team (office supplies, travel management).
• Promotion of Initiatives to reduce the ecological footprint (reducing printers, plastic, waste)

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QUALIFICATIONS

• Vocational training as an industrial clerk (at least vocational training with extensive professional experience) or as an office communications clerk (at least vocational training with extensive professional experience) or a commercial training (at least vocational training with extensive professional experience)
• Professional experience in the areas of assistance (at least 3 years), IT/information systems (at least 3 years), secretarial/assistant (at least 3 years)
• IT: MS Office (at least knowledge of detailed functions), SAP (at least in-depth application knowledge)
• Language skills: German (at least fluent), English (at least proficient)

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