Teamassistenz Office Management & Veranstaltungsorganisation (m/w/d) – AIRBUS

Seit über 25 Jahren bringt HESYS Engineering qualifizierte Spezialisten in anspruchsvolle Aufgaben bei Kunden aus Aerospace, Defence und High-Tech. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.

Sie unterstützen das Team durch die Organisation des Büroalltags, die Koordination komplexer Terminkalender und die Vorbereitung von Reisen und Veranstaltungen. Sie bündeln Informationen für Entscheidungen und sind die zentrale Ansprechperson des Teams für das lokale Standort- und Gebäudemanagement.

Ihre Aufgaben

• Übernahme allgemeiner administrativer Büroaufgaben einschließlich Telefonbetreuung, Zeitmanagement, Besprechungs- und Veranstaltungsadministration sowie Erstellung von Memos
• Verwaltung und Koordination komplexer Terminkalender
• Organisation der Teamlogistik einschließlich Reisen, Post und Dokumentenverteilung
• Sammlung von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Weitergabe von Informationen
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, einschließlich FCAS Connect und weiterer Events
• Zentrale Ansprechperson des Teams für das lokale Standort- und Gebäudemanagement

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder eine andere kaufmännische Ausbildung, jeweils mit langjähriger Berufserfahrung
• Mehr als fünf Jahre Berufserfahrung in Sekretariat beziehungsweise Assistenz; gefordert sind fünf bis zehn Jahre Erfahrung als Teamassistenz
• Gute Fähigkeiten im Umgang mit und in der Administration der unternehmensinternen IT-Umgebung sind zwingend erforderlich
• Erfahrung in der Umsetzung effizienter Bürorichtlinien
• Detaillierte Spezialkenntnisse in MS Office und SAP sowie Erfahrung mit Google Suite
• Versierte Deutschkenntnisse und verhandlungssichere Englischkenntnisse; Spanischkenntnisse sind aufgrund der Aufgaben und beteiligten Stakeholder von Vorteil
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und gute Teamfähigkeit mit internationaler Offenheit sowie Erfahrung in bereichsübergreifenden und transnationalen Teams
• Innovative Denkweise und Bereitschaft, traditionelle Arbeitsweisen zu hinterfragen und grundlegend neu zu gestalten

Wir bieten

• Anspruchsvoller Einsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Begleitung vom ersten Gespräch bis in den Einsatz
• Klare Rückmeldungen, kurze Wege und feste Ansprechpartner
• Einblicke in spezialisierte Aufgaben bei namhaften Industriekunden

Warum HESYS

• Spezialisierung auf technische Rollen in Aerospace, Defence und High-Tech
• Langjährige Erfahrung in anspruchsvollen Engineering- und Industrieumfeldern
• Gute Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden und ihrer Fachbereiche
• Türöffner zu anspruchsvollen Aufgaben bei führenden Industrieunternehmen

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English version

For more than 25 years, HESYS Engineering has connected technical specialists with demanding assignments for customers in aerospace, defence and high-tech. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

You will support the team by organising daily office activities, managing complex diaries and preparing travel and events. You will collect information for decision-making and act as the team’s focal point for local site and facility management.

Your tasks

• Handle general office administration, including telephone duties, time management, meeting and event administration, and memos
• Manage and coordinate complex diaries
• Organise team logistics, including travel, post and document distribution
• Collect information for decision-making and cascade information
• Support the planning and organisation of events, including FCAS Connect and other events
• Act as the team’s focal point for local site and facility management

Your profile

• Completed vocational training in office communication or another commercial discipline, in each case with many years of professional experience
• More than five years of professional experience in secretarial or assistant roles; five to ten years of experience as a team assistant is required
• Good skills in using and administering the company’s internal IT environment are mandatory
• Experience in implementing efficient office policies
• Detailed specialist knowledge of MS Office and SAP, and experience with Google Suite
• Proficient German and business-fluent English; Spanish is advantageous due to the nature of the role and its stakeholders
• Excellent communication skills and good teamwork skills, with international openness and experience in transversal and transnational teams
• An innovative and disruptive mindset, with the ability to challenge traditional ways of working

We offer

• Challenging assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support from the first interview through to the assignment
• Clear feedback, short communication paths and fixed contacts
• Insight into specialized tasks with well-known industrial customers

Why HESYS

• Specialization in technical roles in aerospace, defence and high-tech
• Long-standing experience in demanding engineering and industrial environments
• Strong understanding of our customers’ requirements and specialist departments
• A door opener to demanding assignments with leading industrial companies

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de