Teamassistenz (m/w/d) – AIRBUS

HESYS Engineering ist Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie sowie führender High-Tech-Unternehmen in Verteidigung und Zukunftstechnologien. Seit über 20 Jahren bringen wir unsere Mitarbeiter erfolgreich in spannende Projekte ein.
Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie als Teamassistenz (m/w/d).

In dieser Rolle sorgen Sie für einen reibungslosen organisatorischen Ablauf im Team. Sie koordinieren Termine und Reisen, bereiten Unterlagen professionell auf, unterstützen Beschaffungs- und Projektprozesse und sind zentrale Ansprechperson für interne Schnittstellen – dabei arbeiten Sie strukturiert, diskret und serviceorientiert in einem dynamischen Umfeld.

Ihre Aufgaben

• Organisieren und Koordinieren von Teamterminen, Meetings sowie Reisebuchungen.

• Erstellen, Formatieren und Verteilen von Dokumenten, Präsentationen und Reports (u. a. MS Office, Google Workspace, SAP).

• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken, Ablagestrukturen und Records (digital und physisch).

• Sicherstellen eines effizienten Informationsflusses im Team und zu anderen Abteilungen; erste Anlaufstelle für Anfragen.

• Unterstützung im Beschaffungsprozess: Bestellanforderungen auslösen, Bestellungen nachverfolgen, Rechnungsfreigaben begleiten.

• Unterstützung von Projektmanagement-Aktivitäten: Fortschritte tracken, Deadlines im Blick behalten, Status-Updates vorbereiten.

• Koordination des Onboardings neuer Teammitglieder (Logistik, Zugänge, organisatorische Vorbereitung).

• Funktion als Focal Point zu Facility Management und IT.

• Vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen.

• Allgemeine administrative Unterstützung zur Sicherstellung eines reibungslosen Teamalltags.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar.

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Team-Office-Funktion, idealerweise in einem größeren, projektgetriebenen Umfeld.

• Sehr sicherer Umgang mit MS Office (detaillierte Spezialkenntnisse); Erfahrung mit Google Workspace ist erforderlich.

• Kenntnisse in SAP oder anderen ERP-Systemen sind von Vorteil.

• Sehr hohe Sorgfalt, Detailgenauigkeit und Zuverlässigkeit.

• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise sowie Teamgeist und Serviceorientierung.

• Belastbar und organisiert in einem schnelllebigen Umfeld.

• Deutsch und Englisch verhandlungssicher.

• Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Wir bieten

• Attraktive Vergütung sowie ein professionelles, wertschätzendes Arbeitsumfeld.

• Spannende Einsätze in High-Tech- und Aerospace-Projekten mit namhaften Kunden.

• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten (fachlich und persönlich).

• Intensive Betreuung durch unser HESYS-Team sowie kurze Entscheidungswege.

• Moderne Arbeitsmittel, strukturierte Einarbeitung und langfristige Perspektiven in Projekten.

• Hinweis: Die Tätigkeit erfolgt im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung bei unserem Kunden AIRBUS – mit klaren Strukturen, fairen Bedingungen und enger Betreuung durch HESYS.

Warum HESYS

• Wir verbinden High-Tech-Projekte mit persönlicher Nähe und echter Beratung.

• Seit über 20 Jahren bringen wir Talente und anspruchsvolle Engineering-Aufgaben zusammen.

• Transparente Kommunikation, Verlässlichkeit und ein starkes Netzwerk stehen bei uns im Fokus.

• Wir fördern Ihre Weiterentwicklung und unterstützen Sie aktiv im Projektalltag.

English version

Team Assistant (m/f/d) – AIRBUS

HESYS Engineering is a trusted partner of the international aerospace industry and leading high-tech companies in defense and future technologies. For more than 20 years, we have successfully deployed our employees in exciting projects.
For our customer AIRBUS, we are looking for a Team Assistant (m/f/d).

In this role, you ensure smooth day-to-day operations for the team. You coordinate schedules and travel, prepare documents and reports, support procurement and project activities, and serve as a key interface for internal stakeholders — working in a structured, discreet and service-oriented manner in a dynamic environment.

Your tasks

• Manage and organize team schedules, meetings, and travel arrangements.

• Prepare, format, and distribute documents, presentations, and reports (e.g., MS Office Suite, Google Workspace, SAP).

• Maintain and update departmental databases, records, and filing systems (digital and physical).

• Facilitate communication within the team and with other departments; act as primary point of contact for inquiries.

• Support procurement by raising purchase requisitions, tracking orders, and assisting invoice acceptance.

• Support project management activities by tracking progress, deadlines, and preparing status updates.

• Coordinate onboarding logistics for new team members.

• Act as team focal point to Facility Management and IT departments.

• Handle confidential information with discretion and professionalism.

• Provide general administrative support to ensure smooth team operations.

Your profile

• Completed commercial/vocational training (e.g., industrial clerk or comparable).

• At least 2 years of professional experience in an assistant or team office role, ideally in a project-driven environment.

• Advanced MS Office skills; experience with Google Workspace is required.

• Knowledge of SAP or other ERP systems is a plus.

• High attention to detail, accuracy, and reliability.

• Ability to work independently and as part of a team in a fast-paced environment.

• Strong team player and facilitator mindset.

• Fluent German and English.

• Disabled applicants with equal qualifications will be given special consideration.

We offer

• Competitive compensation and a professional, respectful working environment.

• Exciting assignments in high-tech and aerospace projects with renowned customers.

• Individual training and development opportunities (technical and personal).

• Close support from the HESYS team and fast, uncomplicated decision paths.

• Modern tools, structured onboarding, and long-term project perspectives.

• Note: This position is carried out within an employee leasing setup at AIRBUS, with clear structures, fair conditions, and close support by HESYS.

Why HESYS

• We combine cutting-edge projects with real personal support and honest consulting.

• For over 20 years, we have connected talents with demanding engineering challenges.

• Transparent communication, reliability, and a strong network are central to how we work.

• We actively foster your development and support you throughout your project journey.

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de