Teamassistenz (m/w/d) – Administration & Organisation

HESYS Engineering ist Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie sowie führender High-Tech-Unternehmen in Verteidigung und Zukunftstechnologien. Seit über 20 Jahren bringen wir unsere Mitarbeiter erfolgreich in spannende Projekte ein.
Für unseren Kunden suchen wir Sie als Teamassistenz (m/w/d) – Administration & Organisation.

In dieser Funktion unterstützen Sie das Management und das Team in organisatorischen und administrativen Aufgaben. Sie sind zentrale Schnittstelle für Kommunikation, Planung und Koordination im Tagesgeschäft und tragen wesentlich zu reibungslosen Abläufen bei.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung von Kalendern, Terminen und E-Mail-Verkehr

• Informationsaufbereitung zur Entscheidungsfindung des Managements

• Bedarfsermittlung und -planung im administrativen Umfeld

• Organisation und Protokollierung von Besprechungen, inklusive Terminmanagement

• Erstellung und Versand von Korrespondenz und Follow-ups

• Kommunikation interner und externer Informationen innerhalb des Teams

• Erledigung allgemeiner Büro- und Verwaltungstätigkeiten (Sitzungen, Veranstaltungen, HR-Anforderungen, Spesenabrechnungen)

• Anlaufstelle für IT- und Gebäudemanagement, Unterstützung bei Events und Meetings

• Koordination von logistischen Aufgaben (Büromaterial, Reisemanagement)

• Zeitsachbearbeitung in SAP, inklusive Schichtmeldungen und Fahrtgeldanträgen

• Erstellung von Berichten, Präsentationen, Auswertungen und Statistiken

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder vergleichbar

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Assistenz oder Sekretariat

• Sicherer Umgang mit MS Office und SAP

• Erfahrung mit Google Workspace und Appscript wünschenswert

• Deutsch: verhandlungssicher

• Englisch: versiert

• Freude an Kommunikation und Teamarbeit im internationalen Umfeld

• Aufgeschlossenes, serviceorientiertes Auftreten

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Wir bieten

• Verantwortungsvolle Tätigkeit im administrativen und organisatorischen Bereich

• Attraktive Vergütung und moderne Arbeitsbedingungen

• Individuelle Weiterbildung und persönliche Betreuung

• Mitarbeit in einem internationalen, technologiegetriebenen Umfeld

Warum HESYS

• Über 20 Jahre Erfahrung in Aerospace | Defence | High-Tech

• Partner von namhaften Konzernen und führenden Technologieunternehmen

• Kurze Entscheidungswege, professionelle Strukturen

• Kombination aus Engineering-Dienstleister und verantwortungsvollem Arbeitgeber

English version

Team Assistant (f/m/d) – Administration & Organisation

HESYS Engineering is a partner of the international aerospace industry and leading high-tech companies in defence and future technologies. For more than 20 years, we have successfully placed our employees in exciting and challenging projects.
For our customer, we are looking for a Team Assistant (f/m/d) – Administration & Organisation.

In this role, you will provide organisational and administrative support to management and team members. You will coordinate schedules, manage communication flows, and contribute to efficient day-to-day operations in an international environment.

Your tasks

• Manage schedules, calendars, and email correspondence

• Collect and prepare information for management decision-making

• Identify and forecast administrative needs

• Organise and document meetings, including follow-ups and coordination

• Draft correspondence and internal/external communication

• Serve as a central point of contact for information flow within the team

• Handle administrative office tasks (meetings, events, HR requests, expense reports)

• Coordinate with IT and facility management; support event organisation

• Manage office logistics (supplies, travel arrangements)

• Process working hours and travel reimbursements in SAP

• Prepare reports, presentations, and data analyses

Your profile

• Completed commercial training, e.g. Office Management Assistant or equivalent

• At least 3 years of experience in team or executive assistance

• Proficient in MS Office and SAP

• Experience with Google Workspace and Appscript desirable

• Fluent in German, good command of English

• Strong communication and organisational skills

• Friendly, reliable and proactive personality

• Structured and independent working approach

We offer

• Responsible position in administration and team coordination

• Attractive remuneration and modern working conditions

• Individual training and development opportunities

• Work in an international, innovation-driven environment

Why HESYS

• More than 20 years of experience in Aerospace | Defence | High-Tech

• Partner of renowned corporations and leading technology companies

• Short decision-making paths and professional structures

• Combination of engineering service provider and responsible employer

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers(at)hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de