Sekretariatskraft Büroorganisation und Assistenz (m/w/d) – AIRBUS

Seit über 25 Jahren bringt HESYS Engineering qualifizierte Spezialisten in anspruchsvolle Aufgaben bei Kunden aus Aerospace, Defence und High-Tech. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.

Sie übernehmen vielseitige Sekretariats- und Assistenzaufgaben im nationalen und internationalen Umfeld. Dabei koordinieren Sie administrative Abläufe, unterstützen Projekte und organisieren Termine, Veranstaltungen und Dienstreisen.

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Vorgängen mittels vorausschauender Wiedervorlage sowie Terminmanagement und Kalenderkoordination
• Planung, Organisation und Durchführung nationaler und internationaler Meetings, Veranstaltungen und Events sowie Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Besprechungsunterlagen
• Betreuung und Bewirtung interner und externer Besucherinnen und Besucher
• Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen einschließlich Visabeschaffung
• Beschaffung von Materialien einschließlich Rechnungskontrolle sowie Koordination und Durchführung von Bestellungen über Click’n’Buy
• Unterstützung der Urlaubs- und Anwesenheitsplanung
• Pflege, Verwaltung und Archivierung von Datenbanken und Dokumentationen sowie Verwaltung und Pflege von Zugriffsrechten für interne und externe Partner
• Unterstützung bei Projekten sowie Messe- und Marketingaktivitäten
• Budgetüberwachung und Kostenkontrolle im Rahmen administrativer Tätigkeiten
• Erstellung von Lieferscheinen für Sonderwaren, z. B. Messe-Equipment

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung in Bürokommunikation oder eine kaufmännische Berufsausbildung, jeweils mit langjähriger Berufserfahrung
• Jeweils mehr als ein Jahr Berufserfahrung in Interface Management und Public Relations/Kommunikationsmanagement sowie mehr als drei Jahre Berufserfahrung in Sekretariat/Assistenz
• Kenntnisse von Detailfunktionen in SAP und Click’n’Buy (BySide) sowie Kenntnisse in Google Workspace
• Grundkenntnisse in Projektmanagement und Risikomanagement
• Kenntnisse des Airbus-Tools KDS Neo sind von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Bereitschaft zur Zusammenarbeit und zum Austausch mit anderen Funktionen im In- und Ausland
• Teamfähigkeit und kommunikatives Verhalten im Team
• Bereitschaft, aktiv in einem innovativen und agilen Entwicklungsprogramm mitzuarbeiten und dieses mitzugestalten

Wir bieten

• Anspruchsvoller Einsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Begleitung vom ersten Gespräch bis in den Einsatz
• Klare Rückmeldungen, kurze Wege und feste Ansprechpartner
• Einblicke in spezialisierte Aufgaben bei namhaften Industriekunden

Warum HESYS

• Spezialisierung auf technische Rollen in Aerospace, Defence und High-Tech
• Langjährige Erfahrung in anspruchsvollen Engineering- und Industrieumfeldern
• Gute Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden und ihrer Fachbereiche
• Türöffner zu anspruchsvollen Aufgaben bei führenden Industrieunternehmen

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English version

For more than 25 years, HESYS Engineering has connected technical specialists with demanding assignments for customers in aerospace, defence and high-tech. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

You will handle a wide range of secretarial and administrative support tasks in a national and international environment. You will coordinate administrative workflows, support projects and organize appointments, events and business travel.

Your tasks

• Independently handle internal and external correspondence in German and English
• Organize, coordinate and follow up on matters using a proactive follow-up system, and manage appointments and calendars
• Plan, organize and conduct national and international meetings and events, and prepare presentations, minutes and meeting documents
• Welcome and provide refreshments for internal and external visitors
• Organize, book and settle business travel expenses, including obtaining visas
• Procure materials, including checking invoices, and coordinate and place orders through Click’n’Buy
• Support leave and attendance planning
• Maintain, manage and archive databases and documentation, and administer access rights for internal and external partners
• Support projects, trade fair activities and marketing activities
• Monitor budgets and control costs within administrative activities
• Prepare delivery notes for special goods, e.g. trade fair equipment

Your profile

• Completed vocational training in office communication or commercial vocational training, in either case with many years of professional experience
• More than one year of professional experience in each of interface management and public relations/communications management, plus more than three years in secretarial/administrative assistance roles
• Knowledge of detailed functions in SAP and Click’n’Buy (BySide), plus knowledge of Google Workspace
• Basic knowledge of project management and risk management
• Knowledge of the Airbus tool KDS Neo is an advantage
• Business-fluent German and English
• Willingness to collaborate and exchange information with other functions domestically and internationally
• Teamwork skills and a communicative approach within the team
• Willingness to actively contribute to and help shape an innovative and agile development program

We offer

• Challenging assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support from the first interview through to the assignment
• Clear feedback, short communication paths and fixed contacts
• Insight into specialized tasks with well-known industrial customers

Why HESYS

• Specialization in technical roles in aerospace, defence and high-tech
• Long-standing experience in demanding engineering and industrial environments
• Strong understanding of our customers’ requirements and specialist departments
• A door opener to demanding assignments with leading industrial companies

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de