Sekretär HeadOffice Combat AIRBUS (d/m/w)

deutsch:

Wir sind seit Jahrzehnten ein etablierter Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie. Gleichzeitig sind wir auch in vielen anderen Bereichen führender High-Tech-Unternehmen, auch im Bereich Verteidgung, aktiv.

Unsere langfristige Unternehmensstrategie ist gleichermaßen auf die Zufriedenheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und unserer Kunden ausgerichtet. Wir würden uns daher freuen, Sie zukünftig in unserem hochqualifizierten Team bei HESYS begrüßen zu dürfen.

Für einen Projekteinsatz bei unserem bekannten, internationalen Kunden AIRBUS in Manching suchen wir Sie als Sekretär/in im Bereich HeadOffice (HO) Combat & MRO Program Quality.

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AUFGABEN

Die Aufgabe umfasst Sekretariatsaufgaben sowie die Mitarbeit im Sachgebiet als Unterstützungsleistung temporär für bestehendes Sekretariat. Dazu gehört u. a. :

- Organisation und Überwachung von Postdurchlauf und Terminen

- Einholen von Unterschriften

- Führen und Organisieren der Büroablage einschließlich der Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme sowie die Klassifizierung der Dokumente

- Verwalten und Bestellen von Büromaterial

- Betreuung von Besuchern

- Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorgesetzten bzw. das Team, auch in englischer Sprache in einem komplexen Umfeld

- Abwicklung der sekretariatstypischen Kommunikation wie z. B. Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen

- Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen (wie z. B. Besprechungen, Sitzungen, Workshops)

- Organisation und Buchung von Reisen sowie die anschließende Erledigung der nachgelagerten Abrechnung

- Eigenständige inhaltliche Mitarbeit von zugeordneten Aufgaben im Sachgebiet durch die Bearbeitung diverser Statistiken und Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z. B. Projekte, Budget) sowie die Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen

- Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen

- Betreuung weiterer fachspezifischer Themen wie z. B. Verwaltung von Arbeitszeitkonten, der Angebotserstellung, Projektabwicklung, Dokumentenverwaltung

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QUALIFIKATIONEN

- Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder vergleichbare Ausbildung

- Berufserfahrung in Sekretariat/Assistenz

- Kenntnisse in MS Office, Google, (Workspace und GMail sowie weiterer Airbus-Tools (z. B. Travel & Expenses, Click n'Buy) sind wünschenswert)

- Sprachkenntnisse: Deutsch verhandlungssicher, Englisch verhandlungssicher

 

 

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english:

We have been an established partner of the international aerospace industry for decades. At the same time, we are also active in many other areas of leading high-tech companies, including defense.

Our long-term corporate strategy is aimed equally at the satisfaction of our employees and our customers. We would therefore be pleased to welcome you to our highly qualified team at HESYS in the future.

For a project assignment at our well-known, international customer AIRBUS in Manching, we are looking for you as a secretary in the Head Office (HO) Combat & MRO Program Quality area.

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TASKS

The task includes secretarial tasks as well as collaboration in the subject area as a temporary support service for the existing secretariat. This includes, among other things:

- Organizing and monitoring mail flow and appointments

- Obtaining signatures

- Managing and organizing office filing including the development and optimization of appropriate filing systems as well as the classification of documents

- Manage and order office supplies

- Caring for visitors

- Processing correspondence for the superior or the team, also in English, in a complex environment

- Handling typical secretarial communication such as: B. Providing information to internal and external bodies

- Preparation and organization of events (such as meetings, meetings, workshops)

- Organization and booking of trips as well as the subsequent completion of the subsequent billing

- Independent participation in the content of assigned tasks in the subject area by processing various statistics and documents for lectures, business meetings, planning (e.g. projects, budget) as well as the creation of reports, graphics and presentations

- Responding to task-related inquiries from internal and external bodies

- Supervision of other subject-specific topics such as: B. Management of working time accounts, preparation of offers, project management, document management

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QUALIFICATIONS

- Vocational training as a clerk for office communications or comparable training

- Professional experience in secretariat/assistance

- Knowledge of MS Office, Google, (Workspace and GMail as well as other Airbus tools (e.g. Travel & Expenses, Click n'Buy) are desirable)

- Language skills: fluent in German, fluent in English