Office Coordinator Projektassistenz (m/w/d) – AIRBUS

HESYS Engineering ist seit über 25 Jahren als spezialisierter Partner für Engineering-Dienstleistungen im Einsatz. Wir unterstützen Kunden aus Aerospace & High-Tech mit qualifizierten Fachkräften in anspruchsvollen Projekten. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.

In dieser Rolle übernehmen Sie organisatorische und administrative Koordinationsaufgaben in einem technischen Programmumfeld. Sie unterstützen Onboarding, Workpackage-Tracking, Reisen, Workshops, Ressourcenmanagement, Arbeitssicherheit und KPI-Reporting.

Ihre Aufgaben

• Betreuung neuer Teammitglieder als erste Ansprechperson im Onboarding
• Koordination und Nachverfolgung von Workpackages, Aktionslisten und offenen Aufgaben
• Planung von Räumen, Workshops, Logistik, Catering, Equipment und Transfers
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung, Planung und Reisekostenabrechnung
• Pflege von Zeitwirtschaft, Überstundenanträgen und administrativen Ressourcenprozessen
• Unterstützung bei Arbeitssicherheit, Trainingskoordination und monatlichem KPI-Reporting

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder Wirtschaftswissenschaften
• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Kommunikationsmanagement
• Kenntnisse in SAP/R3, Google Workspace und Click’n Buy oder vergleichbaren Tools
• Grundkenntnisse in Projektmanagement sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung sind von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und sichere Kommunikation auf verschiedenen Ebenen
• Deutsch verhandlungssicher und Englisch fortgeschritten

Wir bieten

• Anspruchsvoller Projekteinsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Betreuung während des gesamten Bewerbungs- und Projekteinsatzes
• Klare Kommunikation und verlässliche Ansprechpartner
• Zugang zu anspruchsvollen Projekten im Aerospace- und High-Tech-Umfeld

Warum HESYS

• Strukturierter Bewerbungsprozess mit persönlicher Begleitung
• Verlässliche Betreuung vor und während des Projekteinsatzes
• Erfahrung mit anspruchsvollen administrativen Rollen im Aerospace- und High-Tech-Umfeld
• Direkte Kundennähe und klare Kommunikation im Projektumfeld

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English version

HESYS Engineering has been a specialized partner for engineering services for more than 25 years. We support customers in aerospace & high-tech with qualified specialists for demanding projects. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

In this role, you coordinate organizational and administrative tasks in a technical program environment. You support onboarding, workpackage tracking, travel, workshops, resource management, occupational safety and KPI reporting.

Your tasks

• Act as first point of contact for newcomers and support smooth onboarding
• Coordinate and track workpackages, action lists and open tasks
• Plan rooms, workshops, logistics, catering, equipment and transfers
• Organize business trips including planning, booking and expense accounting
• Maintain time management topics, overtime requests and administrative resource processes
• Support occupational safety, training coordination and monthly KPI reporting

Your profile

• Commercial vocational training or degree in business administration, communication or economics
• Several years of experience in assistance, office management, secretarial work or communication management
• Knowledge of SAP/R3, Google Workspace and Click’n Buy or comparable tools
• Basic knowledge of project management and payroll-related processes is an advantage
• Structured, independent working style and confident communication across different levels
• Business-fluent German and advanced English skills

We offer

• Challenging project assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support throughout the application and project assignment
• Clear communication and reliable contacts
• Access to demanding projects in aerospace and high-tech environments

Why HESYS

• Structured application process with personal support
• Reliable guidance before and during the project assignment
• Experience with demanding administrative roles in aerospace and high-tech environments
• Close customer interaction and clear communication in the project context

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de