Team Assistant / Executive Assistant – Administration & Office Management – AIRBUS

Organisation. Koordination. Verlässlichkeit.

HESYS Engineering ist Partner für hochspezialisierte Engineering- und operative Dienstleistungen in der Luft- und Raumfahrt sowie im High-Tech-Umfeld. Seit über 25 Jahren unterstützen wir unsere Kunden erfolgreich mit qualifizierten Spezialistinnen und Spezialisten in anspruchsvollen und innovativen Projekten.

In dieser Rolle unterstützen Sie Führungskräfte und Teams im administrativen Tagesgeschäft und sorgen für reibungslose Abläufe, klare Organisation und professionelle Kommunikation.

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Kurzbeschreibung der Rolle

Sie übernehmen zentrale Assistenz- und Organisationsaufgaben, koordinieren Termine, Reisen und Budgets und sind eine verlässliche Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner.

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Ihre Aufgaben

Sie arbeiten eng mit dem Team und weiteren Sekretariaten zusammen und übernehmen ein breites administratives Aufgabenspektrum.

• Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen und Kalendern

• Abstimmung von Terminen mit Geschäftspartnern, Kunden und internen Bereichen

• Organisation, Begleitung und Abrechnung von Tagungen, Konferenzen und Besuchsprogrammen

• Unterstützung im Tagesgeschäft, z. B. Zeitmanagement, Reiseplanung, Ausgabenverwaltung, Bestellungen und Erstellung von Memos

• Sammlung und Aufbereitung von Informationen zur Entscheidungsfindung

• Vorbereitung von Dokumenten zur Unterschrift

• Entgegennahme, Weiterleitung und strukturierte Aufbereitung von Informationen

• Pflege von Verteilerlisten

• Vorbereitung von Präsentationen sowie Unterstützung bei SQCDP- und KPI-Reportings

• Strukturierte Ablage von Dokumenten in bestehenden und neuen digitalen Systemen

• Bearbeitung von Zahlungsanweisungen und Bewirtungsspesen

• Unterstützung bei Budgetplanung und Budgetverwaltung

• Organisation und Koordination von Umzügen

• Begrüßung und Betreuung von Besuchern

• Aufgaben im Bereich Gebäude- und Gebäudemanagement sowie Unterstützung des Gebäudeverantwortlichen

• Start und Nachverfolgung von Requests, z. B. IT-Requests

• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Getränken

• Fuhrparkverwaltung (Abteilungsfahrzeuge)

Ihr Profil

Sie arbeiten strukturiert, serviceorientiert und behalten auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick.

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder vergleichbar

• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzumfeld

• Ausgeprägtes Organisationstalent und sehr gutes Zeitmanagement

• Hohe Kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten

• Sorgfältige, detailgenaue und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Sicherer Umgang mit MS Office

• Kenntnisse in SAP und Google Workspace von Vorteil

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

• Französischkenntnisse von Vorteil

Wir bieten

• Anspruchsvoller Projekteinsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering

• Mitarbeit in einem professionellen, internationalen Arbeitsumfeld

• Attraktive Vergütung und langfristige Entwicklungsperspektiven

• Strukturierte Einarbeitung und klare Prozesse

• Fachliche Weiterentwicklung und Qualifizierung

Warum HESYS

• Über 25 Jahre Erfahrung in Aerospace & High-Tech

• Persönliche Betreuung und transparente Kommunikation

• Verlässliche Projekte mit klaren Rollen

• Stabiler Arbeitgeber mit technischer Ausrichtung

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English version

Team Assistant / Executive Assistant – Administration & Office Management – AIRBUS

HESYS Engineering is a partner for highly specialized engineering and operational services in aerospace and high-tech industries. For more than 25 years, we have been supporting our customers with qualified specialists in demanding and innovative projects.

In this role, you support managers and teams in daily administrative operations and ensure smooth processes, structured organization and professional communication.

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Role summary

You take on key assistant and coordination tasks, manage schedules, travel and budgets, and act as a reliable interface for internal and external stakeholders.

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Your tasks

You work closely with the team and other assistant functions in a collaborative environment.

• Planning, coordinating and managing schedules and calendars

• Aligning appointments with business partners, customers and internal departments

• Organizing, supporting and accounting for meetings, conferences and visitor programs

• Supporting daily administrative tasks such as time management, travel coordination, expense handling, ordering and memo preparation

• Collecting and preparing information to support decision-making

• Preparing documents for signature

• Receiving, processing and forwarding information

• Maintaining distribution lists

• Preparing presentations and supporting SQCDP and KPI reporting

• Structuring and maintaining documents using established and new digital systems

• Processing payment requests and hospitality expense reports

• Supporting budget planning and budget control

• Organizing office moves

• Welcoming and supporting visitors

• Supporting building and facility management activities

• Initiating and tracking requests, e.g. IT-related requests

• Managing and ordering office supplies and beverages

• Managing departmental vehicles

• Working collaboratively with other assistant and secretarial teams

Your profile

You are well organized, communicative and detail-oriented, with a strong service mindset.

• Completed commercial vocational training, e.g. industrial clerk, office management clerk or comparable qualification

• Several years of experience in an assistant or secretarial role

• Strong organizational and time management skills

• Excellent communication skills and a service-oriented attitude

• High attention to detail and problem-solving ability

• Confident use of MS Office applications

• Knowledge of SAP and Google Workspace is an advantage

• Fluent German and English skills

• French language skills are a plus

We offer

• Challenging customer projects with employment at HESYS Engineering

• Professional and international working environment

• Attractive compensation and long-term development opportunities

• Structured onboarding and clear processes

• Continuous professional development and qualification

Why HESYS

• More than 25 years of experience in aerospace and high-tech

• Personal support and transparent communication

• Stable roles with clear responsibilities

• Reliable employer with a technical focus

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HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de