Assistenz der Bereichsleitung Cyberspace & Electronic Warfare (m/w/d) – HENSOLDT

HESYS Engineering ist Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie sowie führender High-Tech-Unternehmen in Verteidigung und Zukunftstechnologien. Seit über 20 Jahren bringen wir unsere Mitarbeiter erfolgreich in spannende Projekte ein.
Für unseren Kunden HENSOLDT suchen wir Sie als Assistenz der Bereichsleitung Cyberspace & Electronic Warfare (m/w/d).

Der Geschäftsbereich Cyberspace & Electronic Warfare innerhalb der Division Multi Domain Solutions umfasst mehrere Programmbereiche an verschiedenen Standorten und deckt das vollständige Lösungsportfolio innerhalb der HENSOLDT-Gruppe ab. Der Schwerpunkt dieser Position liegt auf der organisatorischen und administrativen Unterstützung der Programmbereiche am Standort Ulm.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Bereichsleitung sowie der zugehörigen Programmbereiche am Standort Ulm

• Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben, z. B. Beschaffung von Büromaterial und IT sowie Verwaltung von Besprechungsräumen

• Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Protokollführung

• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland

• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten

• Bearbeitung eingehender Post und E-Mails

• Empfang und Betreuung von Gästen

• Bestellwesen sowie Rechnungs- und Leistungskontrolle

• Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Reportings

• Vertretung anderer Assistenzfunktionen innerhalb des Bereichs

• Unterstützung bei der Umsetzung einfacher Verbesserungsprojekte

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Sekretariatsfunktion

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office

• Hohe Routine im Travelmanagement, insbesondere bei Reisebuchungen und -abrechnungen

• Technisches Verständnis von Vorteil

• Gute Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit

• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationstalent

• Hohe Präsenz vor Ort, Homeoffice maximal ein Tag pro Woche

• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

• Deutsch und Englisch jeweils verhandlungssicher, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil

• Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt

Wir bieten

• Attraktive Vergütung sowie ein professionelles, wertschätzendes Arbeitsumfeld

• Spannende Einsätze in sicherheitsrelevanten High-Tech-Projekten

• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Intensive Betreuung durch unser HESYS-Team sowie kurze Entscheidungswege

• Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Einarbeitung

• Ein anspruchsvoller Projekteinsatz direkt bei HENSOLDT mit Anstellung bei HESYS Engineering

Warum HESYS

• Wir verbinden High-Tech-Projekte mit persönlicher Nähe und echter Beratung

• Seit über 20 Jahren bringen wir Talente und anspruchsvolle Aufgaben zusammen

• Transparente Kommunikation, Verlässlichkeit und ein starkes Netzwerk stehen bei uns im Fokus

• Wir unterstützen Sie aktiv im Projektalltag und in Ihrer Weiterentwicklung

English version

HESYS Engineering is a trusted partner of the international aerospace industry and leading high-tech companies in defense and future technologies. For more than 20 years, we have successfully deployed our employees in exciting projects.
For our customer HENSOLDT, we are looking for an Assistant to the Head of Cyberspace & Electronic Warfare (m/f/d).

The Cyberspace & Electronic Warfare business unit within the Multi Domain Solutions division covers the full solution portfolio across several program areas. This position focuses on providing administrative and organizational support to the program areas located in Ulm.

Your tasks

• Support the head of the business unit and the associated program areas at the Ulm site

• Independently plan, coordinate and perform administrative tasks, such as office and IT procurement and meeting room management

• Organize, prepare and follow up meetings and events, including minute taking

• Plan, book and settle business travel in Germany and abroad

• Handle incoming calls

• Process incoming mail and emails

• Receive and assist visitors

• Manage ordering processes as well as invoice and service checks

• Create and maintain project documentation and reports

• Act as backup for other assistant roles within the unit

• Support the implementation of simple improvement initiatives

Your profile

• Completed commercial vocational training or a comparable qualification

• Professional experience in a similar assistant or administrative role

• Very good MS Office skills

• Strong routine in travel management

• Technical affinity is an advantage

• Strong communication skills and ability to work in a team

• High level of responsibility, resilience and organizational skills

• High on-site presence required, home office up to one day per week

• Willingness to undertake occasional business travel

• Fluent business German and English, additional languages are an advantage

• Applicants with severe disabilities will be given preference in case of equal suitability

We offer

• Competitive compensation and a professional, respectful working environment

• Exciting assignments in security-relevant high-tech projects

• Individual training and development opportunities

• Close support from the HESYS team and short decision-making paths

• Modern tools and structured onboarding

• A challenging project assignment directly at HENSOLDT with employment at HESYS Engineering

Why HESYS

• We combine demanding projects with real personal support

• For over 20 years, we have connected talents with challenging professional roles

• Transparency, reliability and a strong professional network define our work

• We actively support your development throughout your assignment

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de