Sekretariat / Assistenz im Programmbereich (m/w/d) – AIRBUS

Seit über 25 Jahren bringt HESYS Engineering qualifizierte Spezialisten in anspruchsvolle Aufgaben bei Kunden aus Aerospace, Defence und High-Tech. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.

In dieser Position unterstützen Sie den Head of Programs im militärischen Programmbereich. Der Schwerpunkt liegt auf der Termin- und Reiseorganisation, der Vorbereitung von Besprechungen sowie vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Ihre Aufgaben

• Effiziente Führung des Terminkalenders und Planung der Agenda für den Head of Programs
• Eigenverantwortliche Priorisierung und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Unterlagenmanagement für Freigabeprozesse
• Organisation von Dienstreisen einschließlich der anschließenden Reisekostenabrechnung
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von Protokollen, Aufgabenlisten und Präsentationsunterlagen
• Empfang externer Gäste sowie Koordination von Logistik, Verpflegung und technischer Ausstattung vor Ort
• Abwicklung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen über Click & Buy
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Onboarding-Prozessen, Informationsfluss, Büroorganisation, IT-Infrastruktur und Raumplanung
• Übernahme einfacher PMO-Aufgaben einschließlich Zeit- und Kostenverfolgung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung
• Mehr als drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Assistenz beziehungsweise Sekretariat/Assistenz
• Detaillierte Spezialkenntnisse in MS Office, erste Anwendungskenntnisse in SAP sowie Kenntnisse der Google Suite
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und fortgeschrittene Englischkenntnisse
• Hohes Organisationsgeschick sowie eine eigenständige, präzise und diskrete Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen, starke Kommunikations- und Teamfähigkeit, souveränes Auftreten sowie Belastbarkeit bei Termindruck
• Freundliche und positive Ausstrahlung

Wir bieten

• Anspruchsvoller Einsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Begleitung vom ersten Gespräch bis in den Einsatz
• Klare Rückmeldungen, kurze Wege und feste Ansprechpartner
• Einblicke in spezialisierte Aufgaben bei namhaften Industriekunden

Warum HESYS

• Spezialisierung auf technische Rollen in Aerospace, Defence und High-Tech
• Langjährige Erfahrung in anspruchsvollen Engineering- und Industrieumfeldern
• Gute Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden und ihrer Fachbereiche
• Türöffner zu anspruchsvollen Aufgaben bei führenden Industrieunternehmen

––––––––––––––––––––

English version

For more than 25 years, HESYS Engineering has connected technical specialists with demanding assignments for customers in aerospace, defence and high-tech. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

In this position, you support the Head of Programs within the military programme area. The main focus is on calendar and travel management, meeting preparation and a wide range of administrative and organizational tasks.

Your tasks

• Efficiently manage the calendar and plan the agenda for the Head of Programs
• Independently prioritize and manage the email inbox and documents for approval processes
• Organize business trips, including the subsequent processing of travel expenses
• Prepare, conduct and follow up meetings and create minutes, task lists and presentation materials
• Welcome external guests and coordinate on-site logistics, catering and technical equipment
• Process and monitor procurement activities using Click & Buy
• Support administrative matters, onboarding processes, information flow, office organization, IT infrastructure and room planning
• Perform basic PMO tasks, including time and cost tracking

Your profile

• Completed commercial vocational training with many years of professional experience
• More than three years of professional experience in assistance or secretarial/assistant functions
• Detailed specialist knowledge of MS Office, initial application knowledge of SAP and knowledge of Google Suite
• Business-fluent German and advanced English skills
• Strong organizational skills and an independent, precise and discreet working style
• Confident handling of confidential information, strong communication and teamwork skills, a professional manner and resilience under deadline pressure
• Friendly and positive manner

We offer

• Challenging assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support from the first interview through to the assignment
• Clear feedback, short communication paths and fixed contacts
• Insight into specialized tasks with well-known industrial customers

Why HESYS

• Specialization in technical roles in aerospace, defence and high-tech
• Long-standing experience in demanding engineering and industrial environments
• Strong understanding of our customers’ requirements and specialist departments
• A door opener to demanding assignments with leading industrial companies

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de