Teamassistenz (m/w/d) – Airframe Design & Mechanical Systems

HESYS Engineering ist Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie sowie führender High-Tech-Unternehmen in Verteidigung und Zukunftstechnologien. Seit über 20 Jahren bringen wir unsere Mitarbeiter erfolgreich in spannende Projekte ein.

Für eine Aufgabe im Bereich Airframe Design & Mechanical Systems Installation suchen wir Sie als Teamassistenz (m/w/d) – Airframe Design & Mechanical Systems.

Ihre Aufgaben

• Betreuung und Unterstützung des Vorgesetzten, der Abteilungsleitung und der Mitarbeiter (zivil & militär)

• Planung und Buchung von Dienstreisen inkl. Abrechnung

• Organisation und Anmeldung externer Besucher sowie Bewirtung

• Interne und externe Terminkoordination

• Kommunikation und Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Stellen

• Organisation von Eintritten und Austritten von Mitarbeitern

• Rechnungsprüfung und Freigabe

• Bearbeitung der Post

• Allgemeine Sekretariats- und administrative Tätigkeiten (z. B. IT-Zugänge, SAP-Auswertungen, Schlüsselverwaltung, Anträge, Fremdfirmenausweise, Unterstützung bei IT-Problemen, Lieferscheinerstellung)

• Verwaltung von Besprechungsräumen

• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, IT-Hardware, IT-Software, Visitenkarten und Arbeitsschutzausrüstung

• Arbeitsplatzplanung sowie Organisation und Überwachung von Umzügen

• Unterstützung bei Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz

• Zusammenarbeit mit Assistenzen an weiteren Airbus-Standorten (Donauwörth, Marignane)

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekauffrau, Bürokauffrau) mit langjähriger Berufserfahrung und fachspezifischen Zusatzqualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten

• Erfahrung in Projektmanagement oder Kommunikationsmanagement von Vorteil

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Detailfunktionen)

• Erfahrung mit Google Workspace

• Deutsch: verhandlungssicher

• Englisch: verhandlungssicher

• Vertrautheit mit der Airbus-Welt von großem Vorteil

• Organisationstalent, Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und interkulturelle Kompetenz

• Hohe Zuverlässigkeit

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Projekte bei namhaften internationalen Kunden

• Einen sicheren Arbeitsvertrag

• Übertarifliche Bezahlung / Branchenzuschläge

• Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten

• Persönliche Betreuung durch ein kleines, engagiertes Team

• Option auf Übernahme beim Kundenunternehmen

• Einblicke in innovative Technologien und Zukunftsprojekte

Warum HESYS?

• Über 20 Jahre Erfahrung in der Luft- und Raumfahrtbranche

• Projekte bei namhaften Kunden wie Airbus, HENSOLDT u. a.

• Kurze Entscheidungswege und persönliche Betreuung

• Klare Spezialisierung auf Aerospace | Defence | High-Tech

English version

HESYS Engineering is a trusted partner of the international aerospace industry and leading high-tech companies in defence and future technologies. For more than 20 years, we have successfully placed our employees in exciting projects.

For an assignment in the field of Airframe Design & Mechanical Systems Installation, we are looking for a Team Assistant (m/f/d) – Airframe Design & Mechanical Systems.

Your tasks

• Support the manager, department heads and employees (civil & military)

• Plan and book business trips including expense reports

• Organise and register external visitors, including hospitality

• Coordinate internal and external appointments

• Handle communication and correspondence in German and English with internal and external stakeholders

• Organise onboarding and offboarding of employees

• Check and approve invoices

• Process incoming and outgoing mail

• Carry out general administrative and secretarial tasks (e.g. IT access, SAP evaluations, key management, applications, external company IDs, support with IT issues, delivery note preparation)

• Manage meeting rooms

• Procure and manage office supplies, IT hardware/software, business cards, protective equipment

• Plan workplaces and organise office moves

• Support occupational safety and health tasks

• Collaborate with assistants at other Airbus sites (Donauwörth, Marignane)

Your profile

• Completed commercial training (e.g. industrial clerk, office clerk) with extensive professional experience and additional qualifications

• At least 3 years of experience in assistant or secretarial positions

• Experience in project management or communication management is an advantage

• Very good MS Office skills (detailed functions)

• Experience with Google Workspace

• German: fluent

• English: fluent

• Familiarity with Airbus environment highly desirable

• Strong organisational and communication skills, intercultural competence, reliability and ability to work in a team

What we offer

• Exciting projects with renowned international clients

• Permanent employment contract

• Above-tariff salary / industry allowances

• Training and qualification opportunities

• Personal support from a small, dedicated team

• Option of permanent placement with the client company

• Insights into innovative technologies and future-oriented projects

Why HESYS?

• Over 20 years of experience in the aerospace sector

• Projects with leading customers such as Airbus, HENSOLDT and others

• Short decision paths and personal support

• Clear focus on Aerospace | Defence | High-Tech

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de