Teamassistenz / Sekretariatsassistenz (m/w/d) – Multi Domain Solutions SW Center – HENSOLDT

HESYS Engineering ist Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie sowie führender High-Tech-Unternehmen in Verteidigung und Zukunftstechnologien. Seit über 20 Jahren bringen wir unsere Mitarbeiter erfolgreich in spannende Projekte ein.
Für unseren Kunden HENSOLDT suchen wir Sie als Teamassistenz / Sekretariatsassistenz (m/w/d) im Bereich Multi Domain Solutions SW Center.

Der Bereich Multi Domain Solutions SW Center verantwortet zentrale Software-Engineering-Aktivitäten für komplexe, domänenübergreifende Systeme. In dieser Position unterstützen Sie das Team im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Sekretariats- und Assistenzumfeld.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung der administrativen Vorgänge im Sekretariatsbereich (z. B. Beschaffung von Büromaterial und IT, Verwaltung von Besprechungsräumen, Bestellung von Mobiliar)

• Vereinbaren, Koordinieren und Nachverfolgen von Terminen nach vorgegebenen Regeln

• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen gemäß betrieblicher Richtlinien

• Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten

• Bearbeitung eingehender Post und E-Mails

• Empfang und Bewirtung von Gästen

• Zusammenstellung von Unterlagen nach fachlicher Abstimmung

• Vertretung anderer Assistenzstellen bei Abwesenheit

• Durchführung einfacher Verbesserungsprojekte nach klar definierten Vorgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office

• Gute kommunikative Fähigkeiten in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit

• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie Organisations- und Koordinationsstärke

• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Integrationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen

• Deutsch verhandlungssicher, Englisch sicher

• Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt

Wir bieten

• Attraktive Vergütung sowie ein professionelles, wertschätzendes Arbeitsumfeld

• Spannende Einsätze in High-Tech- und Verteidigungsprojekten mit namhaften Kunden

• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Intensive Betreuung durch unser HESYS-Team sowie kurze Entscheidungswege

• Moderne Arbeitsmittel, strukturierte Einarbeitung und langfristige Perspektiven

• Ein anspruchsvoller Projekteinsatz direkt bei HENSOLDT mit Anstellung bei HESYS Engineering

Warum HESYS

• Wir verbinden High-Tech-Projekte mit persönlicher Nähe und echter Beratung

• Seit über 20 Jahren bringen wir Talente und anspruchsvolle Aufgaben zusammen

• Transparente Kommunikation, Verlässlichkeit und ein starkes Netzwerk stehen bei uns im Fokus

• Wir fördern Ihre Weiterentwicklung und unterstützen Sie aktiv im Projektalltag

English version

HESYS Engineering is a trusted partner of the international aerospace industry and leading high-tech companies in defense and future technologies. For more than 20 years, we have successfully deployed our employees in exciting projects.
For our customer HENSOLDT, we are looking for a Team Assistant / Administrative Assistant (m/f/d) within the Multi Domain Solutions SW Center.

The Multi Domain Solutions SW Center is responsible for software engineering activities for complex, cross-domain systems. In this role, you will support the team in all administrative and organizational matters and ensure smooth day-to-day operations.

Your tasks

• Handling administrative activities within the secretarial area (e.g. office and IT procurement, meeting room management, furniture orders)

• Scheduling, coordinating and tracking appointments according to defined rules

• Organizing and accounting business travel in line with company guidelines

• Handling incoming calls and directing them appropriately

• Processing incoming mail and emails

• Receiving and assisting visitors

• Preparing documents based on coordination with the team

• Acting as backup for other assistant positions during absences

• Executing simple improvement tasks based on clearly defined instructions

Your profile

• Completed commercial vocational training or a comparable qualification

• Several years of professional experience in a secretarial or assistant role

• Very good MS Office skills

• Strong communication skills in cross-functional collaboration

• Independent, well-structured working style with strong organizational skills

• High sense of responsibility, coordination ability and assertiveness

• Fluent business German and good command of English

• Applicants with severe disabilities will be given preference in case of equal suitability

We offer

• Competitive compensation and a professional, respectful working environment

• Exciting assignments in high-tech and defense-related projects

• Individual training and development opportunities

• Close support from the HESYS team and short decision-making paths

• Modern tools, structured onboarding and long-term project perspectives

• A challenging project assignment directly at HENSOLDT with employment at HESYS Engineering

Why HESYS

• We combine cutting-edge projects with real personal support and honest consulting

• For over 20 years, we have connected talents with demanding professional roles

• Transparency, reliability and a strong network are central to our work

• We actively support your development throughout the project lifecycle

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de