Team Assistant Production Support Tornado / AWACS (d/m/w)

deutsch:

Wir sind seit Jahrzehnten ein etablierter Partner der internationalen Luft- und Raumfahrtindustrie. Gleichzeitig sind wir auch in vielen anderen Bereichen führender High-Tech-Unternehmen, auch im Bereich Verteidgung, aktiv.

Unsere langfristige Unternehmensstrategie ist gleichermaßen auf die Zufriedenheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und unserer Kunden ausgerichtet. Wir würden uns daher freuen, Sie zukünftig in unserem hochqualifizierten Team bei HESYS begrüßen zu dürfen.

Für einen Projekteinsatz bei unserem bekannten, internationalen Kunden AIRBUS in Manching suchen wir Sie als als Teamassistenz für die Produktionsunterstützung der Programme Tornado / AWACS.

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AUFGABEN

• Selbstständige Führung des Büros und Wahrnehmung relevanter organisatorischer und administrativer Aufgaben
• Verwaltung von Terminkalender und Emails inkl. Prioritätensetzung in Absprache mit dem Leiter, Sammeln von Informationen für die Entscheidungsfindung des Managers/Teams, administrative Aufgaben für den Manager/das Team
• Office Management-Aktivitäten, z.B. Kommunikation, Organisation, Abstimmung mit HR, Lösung übergreifender IT & Facility Mgmt.-Themen
• Organisation/ Planung von Besprechungen/ Workshops (Abstimmung mit Assistenten, Interessengruppen, Funktionen)
• Unterstützung der Teams bei der Planung und Durchführung von Teamrunden
• Verantwortlich für die Weitergabe von internen und externen Informationen im Team
• Unterstützung des Teams bei Verwaltungsaufgaben: Zeitmanagement, OPAL, MySupplyBestellungen, Sammeln von Informationen für die Entscheidungsfindung, Vorbereitung von Dokumenten zur Unterzeichnung
• Erstellung u. Verwaltung von MoM sowie Vorbereiten von internen Präsentationen Strukturierte Ablage von Dokumenten unter Verwendung von Standard- und neuen digitalen Systemen
• Koordinierung von Geschäftsreisen/Kundendiensteinsätzen und deren Abrechnung Unterstützung der Nachhaltigkeitsinitiativen, z. B. reduzierter Verbrauch von Papier, Plastik, Abfall
• Beitrag zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und Arbeitsbeziehungen

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QUALIFIKATIONEN

• Berufsausbildung: eine kaufmännische Ausbildung mind. Berufsausbildung
• Berufserfahrung als Kaufmännische/r Sachbearbeiter-in mind. über 3 Jahre, im Sekretariat/Assistenz mind. über 3 Jahre
• IT: MS-Office mind. detaill. Spezialkenntnisse, Kenntnisse in SAP sind von Vorteil
• Sprachkenntnisse: Deutsch mind. verhandlungssicher, Englisch mind. verhandlungssicher

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english

We have been an established partner of the international aerospace industry for decades. At the same time, we are also active in many other areas of leading high-tech companies, including the defense sector.

Our long-term corporate strategy is equally focused on the satisfaction of our employees and our customers. We would therefore be delighted to welcome you to our highly qualified team at HESYS in the future.

For a project assignment with our well-known international customer AIRBUS in Manching, we are seeking a team assistant for production support for the Tornado/AWACS programs.

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TASKS

• Independent management of the office and performance of relevant organizational and administrative tasks
• Managing appointment calendars and emails, including prioritization in consultation with the manager, gathering information for the manager's/team's decision-making, and administrative tasks for the manager/team
• Office management activities, e.g., communication, organization, coordination with HR, resolving cross-cutting IT & Facility Management issues
• Organization/planning of meetings/workshops (coordination with assistants, interest groups, functions)
• Supporting teams in planning and conducting team meetings
• Responsible for sharing internal and external information within the team
• Supporting the team with administrative tasks: time management, OPAL, MySupply orders, gathering information for decision-making, preparing documents for signature
• Creation and management of MoM and preparation of internal presentations. Structured filing of documents using standard and new digital systems
• Coordination of business trips/customer service assignments and their billing Support sustainability initiatives, e.g., reduced consumption of paper, plastic, and waste.
• Contribution to a positive working atmosphere and working relationships.

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QUALIFICATIONS

• Vocational training: At least a commercial apprenticeship.
• Professional experience as a commercial clerk (at least 3 years), or in a secretarial/assistant role (at least 3 years).
• IT: At least detailed specialized knowledge of MS Office. Knowledge of SAP is an advantage.
• Language skills: At least fluent in German, at least fluent in English.