Sekretär Büroorganisation und Assistenz (m/w/d) – AIRBUS

Seit über 25 Jahren bringt HESYS Engineering qualifizierte Spezialisten in anspruchsvolle Aufgaben bei Kunden aus Aerospace, Defence und High-Tech. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.

Im Sekretariat unterstützen Sie Führungskräfte und den Fachbereich bei der Terminplanung, Korrespondenz und Büroorganisation. Sie übernehmen außerdem Aufgaben in der Zeitwirtschaft, Reiseplanung und Beschaffung.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben erledigen
• Termine wie Reviews, Besprechungen, Besuchergruppen, Audits und Workshops planen, koordinieren und vorbereiten sowie die Kalender der Führungskräfte überwachen
• Bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen sowie bei organisatorischen Aufgaben, beispielsweise Meetings, Social Events und Schulungen, unterstützen
• Mitarbeiterumzüge unterstützen
• Als Ansprechstelle für die Korrespondenz des Fachbereichs fungieren sowie Auskünfte erteilen, Telefonate führen und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch erledigen
• Datenbanken und Listen in Word, Access und Excel pflegen
• Kommunikation einschließlich Posteingang und Postausgang eigenständig verteilen und verwalten
• Die Zeitwirtschaft in SAP bearbeiten
• Reisen im In- und Ausland planen und abrechnen
• Geleistete Arbeitsstunden, Reisezeiten und Reisekosten verursachungsgerecht in SAP buchen
• Arbeitsmittel beschaffen und Möbel, IT-Infrastruktur sowie Verbrauchsmaterialien bedarfsgerecht einkaufen; Bestellungen auslösen und überwachen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation auf Berufsausbildungsniveau
• Mehr als zwei Jahre Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Assistenz
• Erfahrung mit Reiseplanung und Reiseabrechnung sowie im Büromanagement
• Detaillierte Spezialkenntnisse in MS Access, MS Excel, MS PowerPoint und MS Word; Erfahrung mit SAP ist wünschenswert
• Mindestens verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise und Bereitschaft zur Präsenzarbeit

Wir bieten

• Anspruchsvoller Einsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Begleitung vom ersten Gespräch bis in den Einsatz
• Klare Rückmeldungen, kurze Wege und feste Ansprechpartner
• Einblicke in spezialisierte Aufgaben bei namhaften Industriekunden

Warum HESYS

• Spezialisierung auf technische Rollen in Aerospace, Defence und High-Tech
• Langjährige Erfahrung in anspruchsvollen Engineering- und Industrieumfeldern
• Gute Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden und ihrer Fachbereiche
• Türöffner zu anspruchsvollen Aufgaben bei führenden Industrieunternehmen

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English version

For more than 25 years, HESYS Engineering has connected technical specialists with demanding assignments for customers in aerospace, defence and high-tech. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

In this secretarial role, you support managers and the department with scheduling, correspondence and office organization. You also handle time administration, travel planning and procurement tasks.

Your tasks

• Carry out general secretarial duties
• Support the planning, coordination and preparation of appointments such as reviews, meetings, visitor groups, audits and workshops, and monitor managers’ calendars
• Support the preparation of reports and presentations and organizational activities, for example meetings, social events and training
• Support employee relocations
• Act as the contact for departmental correspondence, provide information, handle telephone calls and manage written correspondence in German and English
• Maintain databases and lists in Word, Access and Excel
• Independently distribute and manage communications, including incoming and outgoing mail
• Handle time administration in SAP
• Plan and expense domestic and international business trips
• Allocate and record working hours, travel time and travel costs in SAP according to their originating activities
• Procure work equipment and purchase furniture, IT infrastructure and consumables according to requirements; initiate and monitor orders

Your profile

• Completed vocational training in office communication or a comparable qualification at vocational training level
• More than two years of professional experience in a secretarial or assistant role
• Experience in travel planning, travel expense processing and office management
• Detailed specialist knowledge of MS Access, MS Excel, MS PowerPoint and MS Word; experience with SAP is desirable
• German and English at negotiation level
• An independent, structured approach and willingness to work on site

We offer

• Challenging assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support from the first interview through to the assignment
• Clear feedback, short communication paths and fixed contacts
• Insight into specialized tasks with well-known industrial customers

Why HESYS

• Specialization in technical roles in aerospace, defence and high-tech
• Long-standing experience in demanding engineering and industrial environments
• Strong understanding of our customers’ requirements and specialist departments
• A door opener to demanding assignments with leading industrial companies

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de