Sekretär / Assistent (m/w/d) – AIRBUS

Seit über 25 Jahren bringt HESYS Engineering qualifizierte Spezialisten in anspruchsvolle Aufgaben bei Kunden aus Aerospace, Defence und High-Tech. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.

Sie unterstützen die Führungskraft und die Teamleitungen im Tagesgeschäft und übernehmen organisatorische sowie administrative Aufgaben. Dazu gehören die Termin- und Reiseorganisation, die Betreuung von Mitarbeitenden und Gästen sowie die Unterstützung und eigenständige Durchführung kleinerer Projekte.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung des Terminkalenders der Führungskraft sowie Organisation und Abwicklung des Tagesgeschäfts
• Bearbeitung des Posteingangs und Nachverfolgung terminierter Aktionen sowie Einholung und Nachverfolgung von Unterschriften und Freigaben
• Betreuung von Gästen einschließlich Anmeldung, Catering und Raumorganisation sowie Onboarding neuer Mitarbeitender
• Tätigkeit als Ansprechperson für IT und Facility Management, beispielsweise für Umzugsmanagement und Reinigungen
• Tägliche Pflege der Zeitdaten in der Funktion als Zeitbeauftragte beziehungsweise Zeitbeauftragter sowie Stundengenehmigungen über CATS
• Organisation von Meetings und Veranstaltungen sowie Abwicklung von Bestellungen
• Erstellung und Bearbeitung verschiedener Präsentationen
• Buchung und Organisation von Reisen sowie Bearbeitung von Reiseabrechnungen und Erstattungen
• Verwaltung des Abteilungslaufwerks und der zugehörigen Zugriffsberechtigungen
• Projektunterstützung für die Führungskraft und die Teamleitungen einschließlich eigenständiger Durchführung kleinerer Projekte
• Sicherstellung der Einhaltung der Jahresziele, beispielsweise durch Organisation der EHS-Unterweisung und von E&C-Sessions

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Jeweils mehr als drei Jahre Berufserfahrung in Assistenz und Projektmanagement
• Organisierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Lernmotivation und Bereitschaft, eigene Erfahrungen in ein neues Umfeld einzubringen
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil; Interesse an neuen Systemen, beispielsweise Google Workspace, sollte vorhanden sein
• Deutsch und Englisch jeweils mindestens verhandlungssicher

Wir bieten

• Anspruchsvoller Einsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Begleitung vom ersten Gespräch bis in den Einsatz
• Klare Rückmeldungen, kurze Wege und feste Ansprechpartner
• Einblicke in spezialisierte Aufgaben bei namhaften Industriekunden

Warum HESYS

• Spezialisierung auf technische Rollen in Aerospace, Defence und High-Tech
• Langjährige Erfahrung in anspruchsvollen Engineering- und Industrieumfeldern
• Gute Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden und ihrer Fachbereiche
• Türöffner zu anspruchsvollen Aufgaben bei führenden Industrieunternehmen

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English version

For more than 25 years, HESYS Engineering has connected technical specialists with demanding assignments for customers in aerospace, defence and high-tech. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

You support the manager and team leaders in their daily business and undertake organisational and administrative tasks. Your responsibilities include scheduling and travel arrangements, supporting employees and visitors, and assisting with projects as well as independently carrying out smaller projects.

Your tasks

• Manage the manager’s calendar and organise and handle daily business
• Process incoming mail and follow up on scheduled actions, and obtain and track signatures and approvals
• Support visitors, including registration, catering and room arrangements, and onboard new employees
• Act as a contact for IT and Facility Management, for example for relocation management and cleaning
• Maintain time records daily as the designated time administrator and approve hours through CATS
• Organise meetings and events and process orders
• Create and edit various presentations
• Book and organise travel and process travel expense claims and reimbursements
• Administer the departmental drive and its access permissions
• Provide project support to the manager and team leaders, including independently carrying out smaller projects
• Ensure annual objectives are met, for example by organising EHS instruction and E&C sessions

Your profile

• Completed vocational training in a commercial discipline
• More than three years of professional experience in each of assistance and project management
• Organised, proactive working approach and the ability to maintain an overview even in stressful situations
• Strong teamwork skills, motivation to learn and willingness to contribute your experience in a new environment
• SAP knowledge is advantageous; an interest in new systems, such as Google Workspace, should be present
• German and English both at least at negotiation level

We offer

• Challenging assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support from the first interview through to the assignment
• Clear feedback, short communication paths and fixed contacts
• Insight into specialized tasks with well-known industrial customers

Why HESYS

• Specialization in technical roles in aerospace, defence and high-tech
• Long-standing experience in demanding engineering and industrial environments
• Strong understanding of our customers’ requirements and specialist departments
• A door opener to demanding assignments with leading industrial companies

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de