Assistenz der Bereichsleitung Secure Connectivity DACH (m/w/d) – AIRBUS

Seit über 25 Jahren bringt HESYS Engineering qualifizierte Spezialisten in anspruchsvolle Aufgaben bei Kunden aus Aerospace, Defence und High-Tech. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.

Sie unterstützen die Leitung Secure Connectivity DACH bei der Terminplanung, Reiseorganisation und im täglichen administrativen Geschäft. Darüber hinaus koordinieren Sie internationale Veranstaltungen und unterstützen die Budgetplanung und Ausgabenkontrolle der Abteilung.

Ihre Aufgaben

• Management der täglichen und wöchentlichen Termine der Führungskraft sowie Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Vorbereitung von Besprechungen und Besprechungsunterlagen
• Zuordnung eingehender Rechnungen, Kontrolle von Anspruchsbegründungen und Initiierung der Genehmigungsschleife
• Koordination und Planung von Teamevents, Veranstaltungen und Messen/Airshows in einem internationalen Umfeld, auch im Ausland
• Unterstützung des Teams, Büroorganisation, interne und externe Korrespondenz sowie Betreuung von Gästen
• Unterstützung der Budgetplanung und Ausgabenkontrolle der Abteilung

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, eine andere abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mindestens auf Berufsausbildungsniveau
• Mehr als drei Jahre Berufserfahrung im Sekretariat beziehungsweise in der Assistenz
• Erfahrung in den Bereichen Marketing und Sales ist von Vorteil
• Detaillierte Spezialkenntnisse in MS Office; Google-Kenntnisse sind erwünscht
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Sicheres und freundliches Auftreten, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität und Teamfähigkeit sowie gute Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent

Wir bieten

• Anspruchsvoller Einsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Begleitung vom ersten Gespräch bis in den Einsatz
• Klare Rückmeldungen, kurze Wege und feste Ansprechpartner
• Einblicke in spezialisierte Aufgaben bei namhaften Industriekunden

Warum HESYS

• Spezialisierung auf technische Rollen in Aerospace, Defence und High-Tech
• Langjährige Erfahrung in anspruchsvollen Engineering- und Industrieumfeldern
• Gute Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden und ihrer Fachbereiche
• Türöffner zu anspruchsvollen Aufgaben bei führenden Industrieunternehmen

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English version

For more than 25 years, HESYS Engineering has connected technical specialists with demanding assignments for customers in aerospace, defence and high-tech. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

You will support the Head of Secure Connectivity DACH with scheduling, travel organization, and day-to-day administrative activities. You will also coordinate international events and support the department’s budget planning and expenditure control.

Your tasks

• Manage the manager’s daily and weekly schedule, plan travel, and prepare travel expense claims
• Prepare meetings and meeting documentation
• Allocate incoming invoices, check the supporting justification for claims, and initiate the approval workflow
• Coordinate and plan team events, other events, and trade fairs/airshows in an international environment, including abroad
• Support the team, organize the office, handle internal and external correspondence, and welcome guests
• Support the department’s budget planning and expenditure control

Your profile

• Completed vocational training in office communication, another completed commercial vocational qualification, or a comparable qualification at least at vocational training level
• More than three years of professional experience in secretarial or assistant roles
• Experience in marketing and sales is advantageous
• Detailed specialist knowledge of MS Office; Google knowledge is desirable
• Negotiation-level German and English; French language skills are a plus
• Confident and friendly manner, independent and structured working approach, a high degree of initiative, flexibility and teamwork, as well as good communication and organizational skills

We offer

• Challenging assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support from the first interview through to the assignment
• Clear feedback, short communication paths and fixed contacts
• Insight into specialized tasks with well-known industrial customers

Why HESYS

• Specialization in technical roles in aerospace, defence and high-tech
• Long-standing experience in demanding engineering and industrial environments
• Strong understanding of our customers’ requirements and specialist departments
• A door opener to demanding assignments with leading industrial companies

HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de