Assistenz - Sekretariat (m/w/d)

Stellennummer: 19807
Datum: 26.11.2019
Anstellungsort: Taufkirchen /München

HESYS is a well-established partner and engineering service provider for the aerospace industry for many years and is active in many other areas of the international high-tech industry.

Our long-term corporate strategy ensures satisfied employees and customers.

We would be delighted to welcome you to our highly qualified team at HESYS.

We are looking for a Office Management Support (f/m/d) for Technology Department for a project with our well-known and internationally known customer in the field of AEROSPACE in Taufkirchen / Munich.

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HESYS ist seit vielen Jahren ein etablierter Partner und Engineering-Dienstleister für die Luft- und Raumfahrtindustrie und in vielen anderen Bereichen der internationalen Hightech-Industrie tätig.

Unsere langfristige Unternehmensstrategie sorgt für zufriedene Mitarbeiter und Kunden.

Wir würden uns freuen, Sie in unserem hoch qualifizierten Team bei HESYS begrüßen zu dürfen.

Für ein Projekt mit unserem namhaften und international bekannten Kunden im Bereich AEROSPACE in Taufkirchen / München suchen wir eine Office Management Unterstützung (w/m/d) für die Technikabteilung.

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RESPONSIBILITIES - AUFGABE

- Supporting management assistants with administrational work (visitor management, meeting room booking, catering booking, creating distribution lists etc.)

- Supporting management assistants and Communications business partners with ad hoc requests for conference, event, meeting arrangements (e.g. ordering marketing material)

- PoC for office management requests for the Technology staff and colleagues from other sites (visitor management, meeting room booking, etc.)

- Collecting information for briefings on demand

- Ensuring that relevant existing standard tools and templates are in place

- Taking care that technical equipment in meeting rooms is working and collaborate with the respective Support departments

- Operating internal tools (e.g. purchases, travel management)

- Reporting to the Executive Assistant to the Head of Operations for Technology Department contentwise

- Responsibility for own projects

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- Unterstützung von Assistenten bei der administrativen Arbeit (Besucherverwaltung, Sitzungsraumbuchung, Cateringbuchung, Erstellung von Verteilerlisten etc.)

- Unterstützung von Management-Assistenten und Kommunikationspartnern bei Ad-hoc-Anfragen zu Konferenz-, Event- und Besprechungsvereinbarungen (z.B. Bestellung von Marketingmaterial).

- PoC für Anfragen des Office Managements für das Technologiepersonal und Kollegen von anderen Standorten (Besucherverwaltung, Buchung von Besprechungsräumen, etc.)

- Sammeln von Informationen für Briefings auf Abruf

- Sicherstellen, dass die relevanten vorhandenen Standardwerkzeuge und Vorlagen vorhanden sind.

- Sicherstellen, dass die technische Ausstattung der Besprechungsräume funktioniert und mit den jeweiligen Supportabteilungen zusammenarbeitet.

- Betrieb interner Tools (z.B. Einkauf, Travel Management)

- Inhaltliche Berichterstattung an den Executive Assistant an den Head of Operations for Technology Department

- Verantwortung für eigene Projekte

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QUALIFICATIONS - PROFIL

- Vocational training: commercial training at least vocational training or similar

- Experience in the field of secretariat/assistance

- Knowledge of MS Office, Knowledge with GoogleSuite is an advantage

- Language skills: English business fluent B2, German business fluent B2

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- Berufsausbildung: kaufmännische Ausbildung, zumindest eine Berufsausbildung oder ähnliches.

- Erfahrung im Bereich Sekretariat/Assistenz

- Kenntnisse in MS Office, Kenntnisse mit GoogleSuite sind von Vorteil.

- Sprachkenntnisse: Englisch verhandlungssicher B2, Deutsch verhandlungssicher B2

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HESYS TechnicalSystems GmbH & Co. KG

Tel: +49-89-6131287

Email: jobs(at)hesys-engineering.de

Internet: www.hesys-engineering.de

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